Có những sự cố trong trung tâm đào tạo không bắt nguồn từ chất lượng giảng dạy, mà đến từ những sai lệch rất nhỏ trong khâu tổ chức lớp học.

• Một giảng viên bước vào nhầm lớp.
• Một nhóm học viên ngồi chờ ở phòng học trống.
• Một buổi học bị dời lịch nhưng không ai được thông báo kịp thời.

Những tình huống này xảy ra âm thầm, nhưng hậu quả thì không nhỏ. Bởi với học viên, đó là cảm giác thiếu chuyên nghiệp.

• Với giảng viên, đó là sự bối rối và áp lực.
• Còn với trung tâm, đó là uy tín bị bào mòn từng chút một.

Khi lớp học không được quản lý bằng hệ thống

Ở nhiều trung tâm đào tạo, lịch học vẫn được quản lý bằng bảng Excel, tin nhắn rời rạc hoặc ghi chú cá nhân của nhân sự vận hành. Khi quy mô còn nhỏ, cách làm này có thể chấp nhận được. Nhưng khi số lượng lớp, ca học và hình thức đào tạo tăng lên, sai sót bắt đầu xuất hiện.

Một thay đổi nhỏ trong lịch học có thể kéo theo hàng loạt vấn đề:

• Giảng viên không được cập nhật lịch mới.
• Phòng học bị trùng ca.
• Học viên không biết mình thuộc lớp nào, học ở đâu, vào thời điểm nào.
• Nhân sự vận hành mất nhiều thời gian xử lý sự cố thay vì tập trung nâng cao chất lượng dịch vụ.

Đáng lo hơn, khi xảy ra sai sót, rất khó để truy vết nguyên nhân vì không có dữ liệu tập trung hay lịch sử thay đổi rõ ràng.

Nỗi đau thực sự: Mất kiểm soát trải nghiệm học viên

Học viên không chỉ đánh giá trung tâm qua nội dung khóa học, mà còn qua cách trung tâm tổ chức và vận hành.

Một buổi học bị trễ, một lịch học bị nhầm, hay một thông báo đến muộn đều có thể khiến học viên đặt câu hỏi về mức độ chuyên nghiệp của đơn vị đào tạo.

Nếu tình trạng này lặp lại, học viên dễ rời bỏ khóa học hoặc không tiếp tục đăng ký các chương trình tiếp theo. Đây là tổn thất mà nhiều trung tâm chỉ nhận ra khi đã quá muộn.

EDFAST – Chuẩn hóa quản lý lớp học và lịch học từ gốc

EDFAST được thiết kế dành riêng cho ngành giáo dục & đào tạo, với mục tiêu giải quyết triệt để các vấn đề trong quản lý lớp học và lịch học.

Hệ thống cho phép trung tâm:

• Tạo và chỉnh sửa lớp học một cách rõ ràng, phân công chính xác giảng viên và học viên theo từng khóa.
• Lên lịch học chi tiết, sắp xếp phòng học và điều phối ca học một cách đồng bộ, hạn chế tối đa trùng lịch và nhầm lẫn.
• Tự động gửi thông báo đến giảng viên và học viên khi có thay đổi lịch học, giúp mọi bên luôn cập nhật kịp thời.
• Hỗ trợ nhiều hình thức đào tạo cùng lúc như học offline tại lớp, học online và khóa học video clip trên cùng một nền tảng.
• Quản lý điểm danh, đổi ca học, nghỉ học minh bạch và có ghi nhận đầy đủ trên hệ thống.
• Lưu trữ lịch sử lớp học theo từng khóa, giúp trung tâm dễ dàng đối soát, đánh giá và xử lý khi cần rà soát lại quá trình đào tạo.

Khi dữ liệu thay thế trí nhớ

Thay vì phụ thuộc vào kinh nghiệm và trí nhớ của từng cá nhân, EDFAST giúp trung tâm quản lý lớp học bằng dữ liệu tập trung. Mọi thay đổi đều được ghi nhận, mọi lịch học đều có cơ sở rõ ràng.

Điều này không chỉ giúp giảm sai sót, mà còn tạo ra một quy trình vận hành ổn định, sẵn sàng mở rộng khi trung tâm phát triển quy mô.

Kết luận: Quản lý lớp học tốt là cách trung tâm giữ trọn niềm tin học viên

Một trung tâm đào tạo chuyên nghiệp không để giảng viên đến nhầm lớp hay học viên chờ nhầm giờ.
EDFAST giúp biến quản lý lớp học từ một công việc thủ công, dễ sai sót thành một quy trình chuẩn hóa, minh bạch và linh hoạt.

Khi lớp học được tổ chức rõ ràng, giảng viên yên tâm giảng dạy, học viên an tâm học tập, và trung tâm có nền tảng vững chắc để phát triển lâu dài.